Antes de pedir cotización

• Definir el número aproximado de estudiantes: los precios de grupo valen para un rango (en Punta Cana, entre 20 y 55 pasajeros según el hotel).
• Acordar el mes tentativo de viaje y las fechas de exámenes que no se pueden tocar.
• Decidir cuántos docentes o padres acompañan y si se cubrirán con cupos liberados.
• Fijar el presupuesto por familia y si se pagará al contado o con tarjeta.
• Nombrar un responsable del grupo: es quien firma la Carta de Responsabilidad en el hotel y coordina los pagos.
• Verificar cuántos estudiantes tienen pasaporte vigente y cuántos deben tramitarlo.

Al comparar propuestas

• Razón social, RUC y registro de turismo vigente de cada agencia.
• Hotel, categoría de habitación, días y noches, y régimen alimenticio (todo incluido o no).
• Precio por persona en doble y en triple, al contado y con tarjeta.
• Comparar en habitación doble al contado: es la acomodación con la que el grupo accede al cupo liberado.
• Política de cupos liberados por escrito (en Punta Cana: 15 pagados en doble y el 16° paga solo USD 365 de impuestos aéreos, según el hotel).
• Rango mínimo y máximo de pasajeros para el que vale el precio.
• Seguro de viaje con monto de cobertura (en Punta Cana con Explotours: asistencia médica hasta USD 70.000, incluido como cortesía).
• Quién acompaña al grupo y desde dónde: desde Ecuador o solo en destino.
• Qué excursiones van dentro del precio y cuáles son opcionales, con su valor.
• Itinerario aéreo referencial y aclaración de que la aerolínea y horarios se confirman en la reserva en firme.
• Validez de la oferta (fecha límite) y condición de precio sujeto a cambio hasta la reserva en firme.

Al firmar

• Plan de pagos con montos y fechas: reserva de fecha USD 50, confirmación USD 200, cuotas mensuales de USD 100 y saldo 45 días antes de la salida.
• Constancia escrita de que los USD 250 de reserva no son reembolsables.
• Cuenta bancaria a nombre de la empresa, nunca de una persona.
• Contrato o carta de aceptación con la fecha de salida bloqueada y el número de pasajeros.
• Lista de datos que la agencia pedirá para emitir boletos: nombres, apellidos, número de cédula y caducidad del pasaporte de cada pasajero.
• Canal único de comunicación entre el comité y la agencia (correo o grupo de WhatsApp) y quién responde por cada lado.

Antes de viajar

• Pasaporte vigente de cada estudiante y formulario digital de migración del destino (para República Dominicana: eticket.migracion.gob.do).
• Autorizaciones de salida del país para menores según lo que exija la autoridad migratoria; confírmalo con la agencia con anticipación.
• Saldo cancelado hasta 45 días antes de la fecha de salida.
• Reunión de padres con la agencia para revisar el programa, el protocolo de menores y los contactos de emergencia.
• USD 50 por pasajero en efectivo para el depósito de garantía del hotel, que se devuelve completo a la salida si no hubo daños ni cargos.
• Copia de la póliza o tarjeta de asistencia médica y el número de contacto 24/7 en manos del responsable del grupo.

En destino

• Check-in privado del grupo; el responsable firma la Carta de Responsabilidad y entrega el depósito de garantía.
• Brazalete de menor de edad colocado a cada estudiante menor de 18 años: no habilita el consumo de alcohol.
• Horarios del hotel confirmados: check-in 15:00 y check-out 12:00.
• Punto de encuentro y horario diario acordados con el Tour Leader.
• Al salir: revisión de habitaciones y devolución del depósito de garantía.

Imprime esta lista para la reunión de padres: cada punto es una pregunta que puedes hacerle a cualquier agencia, no solo a Explotours.

Las respuestas que debería darte cualquier agencia

En Cómo elegir la agencia para el viaje de promoción están las nueve preguntas clave con la respuesta concreta de Explotours: seguro, acompañante, cupos liberados, plan de pagos y señales de alerta.

La cotización formal se pide desde la ficha del paquete o destino: llega con la fecha exacta, el plan de pagos y las condiciones completas para el comité.