Checklist del comité de promoción

Esta lista sirve igual si en tu colegio le dicen viaje de promoción, paseo de promoción, paseo estudiantil, viaje escolar, tour estudiantil, viaje de graduación o viaje de fin de curso: el programa es el mismo y los riesgos también. Está pensada para un curso de segundo o tercero de bachillerato que viaja en grupo, dentro del Ecuador o al exterior, y para que la revises punto por punto en la reunión de padres. Si buscas cómo organizar el viaje de promoción de un colegio desde cero, este es el orden en que conviene hacerlo.

Antes de pedir cotización

• Definir el número aproximado de estudiantes: los precios de grupo valen para un rango (en Punta Cana, entre 20 y 55 pasajeros según el hotel).
• Acordar el mes tentativo de viaje y las fechas de exámenes que no se pueden tocar.
• Decidir cuántos docentes o padres acompañan y si se cubrirán con cupos liberados.
• Fijar el presupuesto por familia y si se pagará al contado o con tarjeta.
• Nombrar un responsable del grupo: es quien firma la Carta de Responsabilidad en el hotel y coordina los pagos.
• Verificar cuántos estudiantes tienen pasaporte vigente y cuántos deben tramitarlo.
• Preguntar cuántos estudiantes se necesitan para un viaje de promoción en cada programa que les interese: cada ficha declara su mínimo de pasajeros y por debajo de ese número la tarifa de grupo no aplica.
• Pedir por escrito qué incluye un viaje de promoción en esa propuesta y qué no: transporte, alojamiento, alimentación, actividades, acompañamiento, seguro, y del otro lado las tasas de ingreso, propinas y excursiones opcionales.
• Averiguar cuánto cuesta un viaje de promoción a cada destino de la lista corta, con el valor al contado y el valor con tarjeta por separado, antes de presentar una sola cifra a las familias.
• Confirmar qué documentos necesita un estudiante para viajar al destino elegido, y cuánto demora cada trámite: es lo que define hasta cuándo se puede decidir.
• Si el viaje lo organiza el colegio y no los padres por su cuenta, consultar con el rectorado qué exige la autorización de la salida: en los documentos del Ministerio de Educación estas salidas constan como excursión o gira de observación y tienen su propio trámite.

Al comparar propuestas

• Razón social, RUC y registro de turismo vigente de cada agencia.
• Hotel, categoría de habitación, días y noches, y régimen alimenticio (todo incluido o no).
• Precio por persona en doble y en triple, al contado y con tarjeta.
• Comparar en habitación doble al contado: es la acomodación con la que el grupo accede al cupo liberado.
• Política de cupos liberados por escrito (en Punta Cana: 15 pagados en doble y el 16° paga solo USD 365 de impuestos aéreos, según el hotel).
• Rango mínimo y máximo de pasajeros para el que vale el precio.
• Seguro de viaje con monto de cobertura (en Punta Cana con Explotours: asistencia médica hasta USD 70.000, incluido como cortesía).
• Quién acompaña al grupo y desde dónde: desde Ecuador o solo en destino.
• Qué excursiones van dentro del precio y cuáles son opcionales, con su valor.
• Itinerario aéreo referencial y aclaración de que la aerolínea y horarios se confirman en la reserva en firme.
• Validez de la oferta (fecha límite) y condición de precio sujeto a cambio hasta la reserva en firme.

Al firmar

• Plan de pagos con montos y fechas: en los destinos internacionales de vuelo largo, reserva de fecha USD 50, confirmación USD 200, cuotas mensuales de USD 100 y saldo 45 días antes de la salida. En los programas nacionales y en Punta Sal, la forma de pago del operador que publica la ficha del destino: pídela copiada tal cual en el contrato.
• Constancia escrita de qué parte del pago no es reembolsable: USD 250 en el plan de Explotours, o el depósito inicial que fije la ficha del operador en los programas nacionales.
• Cuenta bancaria a nombre de la empresa, nunca de una persona.
• Contrato o carta de aceptación con la fecha de salida bloqueada y el número de pasajeros.
• Lista de datos que la agencia pedirá para emitir boletos: nombres, apellidos, número de cédula y caducidad del pasaporte de cada pasajero.
• Canal único de comunicación entre el comité y la agencia (correo o grupo de WhatsApp) y quién responde por cada lado.

Antes de viajar

• Pasaporte vigente de cada estudiante y formulario digital de migración del destino (para República Dominicana: eticket.migracion.gob.do).
• Autorizaciones de salida del país para menores según lo que exija la autoridad migratoria; confírmalo con la agencia con anticipación.
• Saldo cancelado en el plazo que fije el plan de pagos que aplique: hasta 45 días antes de la salida en los internacionales de vuelo largo, o la fecha que publique la ficha del destino en los programas nacionales (en varios es 30 o 31 días antes del ingreso al hotel).
• Reunión de padres con la agencia para revisar el programa, el protocolo de menores y los contactos de emergencia.
• USD 50 por pasajero en efectivo para el depósito de garantía del hotel, que se devuelve completo a la salida si no hubo daños ni cargos.
• Copia de la póliza o tarjeta de asistencia médica y el número de contacto 24/7 en manos del responsable del grupo.

En destino

• Check-in privado del grupo; el responsable firma la Carta de Responsabilidad y entrega el depósito de garantía.
• Brazalete de menor de edad colocado a cada estudiante menor de 18 años: no habilita el consumo de alcohol.
• Horarios del hotel confirmados: check-in 15:00 y check-out 12:00.
• Punto de encuentro y horario diario acordados con el Tour Leader.
• Al salir: revisión de habitaciones y devolución del depósito de garantía.

Imprime esta lista para la reunión de padres: cada punto es una pregunta que puedes hacerle a cualquier agencia, no solo a Explotours.

Las respuestas que debería darte cualquier agencia

En Cómo elegir la agencia para el viaje de promoción están las preguntas clave con la respuesta concreta de Explotours: seguro, acompañante, cupos liberados, plan de pagos y señales de alerta. Los trámites van aparte, en permisos y documentos del viaje de promoción: documento de cada estudiante, autorización de salida del país de un menor, lo que autoriza el colegio y el calendario contando hacia atrás desde la fecha de salida, con la fuente oficial de cada dato.

La cotización formal se pide desde la ficha del paquete o destino: llega con la fecha exacta, el plan de pagos y las condiciones completas para el comité.