Como mínimo: razón social y RUC de la agencia, hotel y categoría de habitación, número de días y noches, fecha de salida o el rango de fechas con bloqueo aéreo, precio por persona en doble y en triple, precio al contado y con tarjeta, qué incluye y qué no incluye, política de cupos liberados, tamaño mínimo y máximo del grupo, plan de pagos con montos y fechas, y validez de la oferta. Explotours S.A. (RUC 1792080842001, operando desde 1991) publica todos esos datos en la ficha de cada paquete y los repite en la cotización formal al colegio.

Pregunta si el acompañante sale con los estudiantes desde Ecuador o solo los recibe en destino, y si es personal de la agencia o del hotel. En la mayoría de los paquetes de Punta Cana de Explotours un Tour Leader de la agencia acompaña al grupo desde la salida en Ecuador y durante toda la estadía; en los hoteles donde el acompañamiento es solo en destino, la ficha del paquete lo dice de forma explícita. En los destinos Escool (Galápagos, Manta, Punta Sal y otros) el programa incluye acompañamiento y supervisión constante por personal especializado.

Exige que la cobertura esté escrita en el paquete, con el monto. En los paquetes de Punta Cana de Explotours el seguro de viaje con asistencia médica hasta USD 70.000 va incluido como cortesía. En Galápagos el programa incluye tarjeta de asistencia al viajero con cobertura médica y de accidentes hasta USD 20.000 y asistencia médica 24/7; esa tarjeta no cubre enfermedades preexistentes, y eso también debe constar por escrito.

Las bebidas alcohólicas están permitidas únicamente a mayores de 18 años. En los hoteles de Punta Cana los estudiantes menores usan un brazalete distintivo que no habilita el consumo de alcohol, el grupo hace check-in privado y el responsable del grupo firma una Carta de Responsabilidad al llegar. Además el hotel pide un depósito de garantía de USD 50 por pasajero, en efectivo, que se devuelve completo a la salida si no hubo daños ni cargos adicionales. Una agencia que no pueda explicarte este protocolo no lo tiene.

Todo precio de grupo está calculado para un rango de pasajeros. En Punta Cana los paquetes de Explotours valen para grupos de entre 20 y 55 pasajeros según el hotel (algunos, entre 22 y 50); en los destinos Escool el mínimo va de 15 a 25 pasajeros según el programa. Si el grupo queda fuera del rango, el paquete se recotiza: no significa que no puedan viajar, significa que el precio cambia. Pide que ese rango conste en la cotización.

Es el beneficio que la mayoría de comités usa para cubrir al docente acompañante. En Punta Cana, por cada 15 pasajeros pagados en habitación doble, el 16° viaja liberado y paga únicamente USD 365 de impuestos aéreos. La política es por hotel: en la ficha de cada paquete de Explotours está indicado si aplica y si no. En Galápagos, por cada 15 pasajeros pagados hay un tour gratis completo, y el pasajero liberado cubre solo impuestos aéreos y las tasas del Parque Nacional. Compara siempre el cupo liberado sobre la acomodación doble, que es la que lo habilita.

El plan de pagos de Explotours para colegios tiene cuatro pasos: USD 50 por estudiante para reservar la fecha de viaje, USD 200 para confirmar la reserva (USD 250 acumulados por estudiante), cuotas mensuales de USD 100 y el saldo hasta 45 días antes de la fecha de salida. Los USD 250 de reserva no son reembolsables porque son lo que bloquea el cupo aéreo y hotelero. Hay dos precios publicados, al contado y con tarjeta de crédito; pide los dos por escrito.

Sí, hasta la reserva en firme. La tarifa aérea y el precio del paquete están sujetos a cambio y disponibilidad hasta ese momento, y los precios publicados no aplican para feriados. Una vez confirmada la reserva el precio queda fijo. Desconfía de una tarifa que se presenta como definitiva sin fecha de salida ni bloqueo aéreo detrás.

Para Punta Cana: pasaporte vigente de cada estudiante y el formulario digital de migración de República Dominicana (eticket.migracion.gob.do). Para emitir boletos y vouchers la agencia necesita nombres, apellidos, número de cédula y fecha de caducidad del pasaporte de cada pasajero; sin esa información no se procede con la emisión. Para Galápagos se entrega copia de la cédula para el boleto, el registro del Parque Nacional y la tarjeta de control de tránsito. Pide a la agencia la lista exacta para tu destino con la anticipación suficiente para tramitar pasaportes.

Compara siempre el precio por persona en habitación doble al contado, porque es la acomodación con la que el grupo accede al cupo liberado; la triple casi siempre se ve más barata pero tiene un máximo de dos camas. Revisa qué excursiones van dentro del precio y cuáles son opcionales, y si el seguro y el acompañante están incluidos o se cobran aparte. Señales de alerta: cotización sin RUC ni razón social, precio sin fecha de salida ni rango de pasajeros, plan de pagos verbal, cupo liberado sin condiciones escritas, seguro sin monto, y pagos a cuentas personales en vez de la cuenta de la empresa. Pide siempre el registro de turismo vigente y el RUC.