Cómo elegir la agencia para el viaje de promoción

Como mínimo: razón social y RUC de la agencia, hotel y categoría de habitación, número de días y noches, fecha de salida o el rango de fechas con bloqueo aéreo, precio por persona en doble y en triple, precio al contado y con tarjeta, qué incluye y qué no incluye, política de cupos liberados, tamaño mínimo y máximo del grupo, plan de pagos con montos y fechas, y validez de la oferta. Explotours S.A., operando desde 1991, publica todos esos datos en la ficha de cada paquete y los repite en la cotización formal al colegio, donde constan la razón social y el RUC.

Pregunta si el acompañante sale con los estudiantes desde Ecuador o solo los recibe en destino, y si es personal de la agencia o del hotel. En la mayoría de los paquetes de Punta Cana de Explotours un Tour Leader de la agencia acompaña al grupo desde la salida en Ecuador y durante toda la estadía; en los hoteles donde el acompañamiento es solo en destino, la ficha del paquete lo dice de forma explícita. En los destinos Escool (Galápagos, Manta, Punta Sal y otros) el programa incluye acompañamiento y supervisión constante por personal especializado.

Exige que la cobertura esté escrita en el paquete, con el monto. En los paquetes de Punta Cana de Explotours el seguro de viaje con asistencia médica hasta USD 70.000 va incluido como cortesía. En Galápagos el programa incluye tarjeta de asistencia al viajero con cobertura médica y de accidentes hasta USD 20.000 y asistencia médica 24/7; esa tarjeta no cubre enfermedades preexistentes, y eso también debe constar por escrito.

Las bebidas alcohólicas están permitidas únicamente a mayores de 18 años. En los hoteles de Punta Cana los estudiantes menores usan un brazalete distintivo que no habilita el consumo de alcohol, el grupo hace check-in privado y el responsable del grupo firma una Carta de Responsabilidad al llegar. Además el hotel pide un depósito de garantía de USD 50 por pasajero, en efectivo, que se devuelve completo a la salida si no hubo daños ni cargos adicionales. Una agencia que no pueda explicarte este protocolo no lo tiene.

Todo precio de grupo está calculado para un número de pasajeros. En los destinos Escool el mínimo va de 15 a 25 pasajeros según el programa. Si el grupo es más pequeño o más grande, confirmamos el precio por persona con el número real de estudiantes: no significa que no puedan viajar. Pide que ese número conste en la cotización.

En Punta Cana, por cada 15 pasajeros pagados en habitación doble, el 16° viaja liberado y paga únicamente USD 365 de impuestos aéreos. La política es por hotel: en la ficha de cada paquete de Explotours está indicado si aplica y si no. En Galápagos, por cada 15 pasajeros pagados hay un tour gratis completo, y el pasajero liberado cubre solo impuestos aéreos y las tasas del Parque Nacional. Compara siempre el cupo liberado sobre la acomodación doble, que es la que lo habilita.

El plan de pagos de Explotours para colegios tiene cuatro pasos: USD 50 por estudiante para reservar la fecha de viaje, USD 200 para confirmar la reserva (USD 250 acumulados por estudiante), cuotas mensuales de USD 100 y el saldo hasta 45 días antes de la fecha de salida. Los USD 250 de reserva no son reembolsables porque son lo que bloquea el cupo aéreo y hotelero. Ese plan aplica a los destinos internacionales de vuelo largo, Punta Cana entre ellos. En los programas nacionales (Galápagos, Manta, Mompiche, Salinas, Tonsupa, Olón, y también Punta Sal) la forma de pago es la del operador y es más corta: la publicamos tal como viene en la ficha de cada destino, así que el calendario que manda es el que aparece ahí. Hay dos precios publicados, al contado y con tarjeta de crédito; pide los dos por escrito.

Sí, hasta la reserva en firme. La tarifa aérea y el precio del paquete están sujetos a cambio y disponibilidad hasta ese momento, y los precios publicados no aplican para feriados. Una vez confirmada la reserva el precio queda fijo. Desconfía de una tarifa que se presenta como definitiva sin fecha de salida ni bloqueo aéreo detrás.

Para Punta Cana: pasaporte vigente de cada estudiante y el formulario digital de migración de República Dominicana (eticket.migracion.gob.do). Para emitir boletos y vouchers la agencia necesita nombres, apellidos, número de cédula y fecha de caducidad del pasaporte de cada pasajero; sin esa información no se procede con la emisión. Para Galápagos se entrega copia de la cédula para el boleto, el registro del Parque Nacional y la tarjeta de control de tránsito. Pide a la agencia la lista exacta para tu destino con la anticipación suficiente para tramitar pasaportes.

Compara siempre el precio por persona en habitación doble al contado, porque es la acomodación con la que el grupo accede al cupo liberado; la triple casi siempre se ve más barata pero tiene un máximo de dos camas. Revisa qué excursiones van dentro del precio y cuáles son opcionales, y si el seguro y el acompañante están incluidos o se cobran aparte. Señales de alerta: cotización sin RUC ni razón social, precio sin fecha de salida ni rango de pasajeros, plan de pagos verbal, cupo liberado sin condiciones escritas, seguro sin monto, y pagos a cuentas personales en vez de la cuenta de la empresa. Pide siempre el registro de turismo vigente y el RUC: una agencia de turismo estudiantil seria los tiene a mano.

Un programa completo incluye el transporte hasta el destino, el alojamiento, la alimentación según el régimen del hotel, las actividades del itinerario, el acompañamiento del grupo y el seguro de viaje; si es internacional, además el boleto aéreo y los traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto. Lo que casi siempre queda fuera y conviene presupuestar aparte: gastos personales, propinas, las excursiones opcionales, las tasas de ingreso cuando el destino las cobra —Galápagos es el caso más claro, con el ingreso al Parque Nacional y la tarjeta de control de tránsito— y el depósito de garantía que algunos hoteles piden al check-in y devuelven a la salida. Pide las dos listas por escrito, la de incluye y la de no incluye, porque la diferencia entre dos cotizaciones casi nunca está en el hotel sino en esa segunda lista.

Sí, en Ecuador los tres nombran el mismo viaje: el que hace un curso para cerrar el colegio. Según la ciudad y el colegio lo vas a oír como viaje de promoción, paseo de promoción, paseo estudiantil, viaje escolar, tour estudiantil, viaje de fin de curso o simplemente el viaje de fin de año; las agencias suelen archivarlo como viajes de colegios y, cuando el viaje lo organiza la institución, los documentos del Ministerio de Educación lo llaman excursión o gira de observación. El nombre no cambia nada. Lo que cambia entre una propuesta y otra es lo que incluye: transporte, alojamiento, alimentación, acompañamiento del grupo y seguro. Compara eso y no el título de la cotización.

Depende del destino, de los días y de la acomodación, y los precios de cada programa están publicados en su ficha: dentro del Ecuador arrancan más abajo que los internacionales, y en ambos casos el valor al contado y el valor con tarjeta de crédito se publican por separado. Tres cosas mueven el precio final más que el hotel: la acomodación, porque la habitación triple se ve más barata que la doble pero tiene un máximo de camas; el cupo liberado, que reparte entre el curso el costo del pasajero que viaja sin pagar cuando el grupo llega al mínimo de pagados; y el plan de pagos, porque el abono inicial no es reembolsable y el saldo se programa en cuotas hasta antes de la salida. Pide el precio por estudiante con el número real de tu curso, nunca el precio de folleto.

Primero el curso nombra una directiva o un comité de padres y define tres datos, porque sin ellos ninguna cotización sirve: cuántos estudiantes son aproximadamente, en qué mes pueden viajar sin chocar con exámenes, y cuántos docentes o padres van como acompañantes. Con eso se piden dos o tres cotizaciones y se comparan con el criterio de esta guía. Elegido el programa, se firma con la agencia, se paga el abono para bloquear cupos y tarifa, y se arma el calendario de cuotas. En paralelo se revisa qué estudiantes tienen pasaporte vigente y, si el viaje es al exterior, se tramita la autorización de salida de cada menor, que es el trámite que más tiempo toma. Los cursos de segundo y tercero de bachillerato suelen empezar este proceso con varios meses de anticipación, porque el bloqueo aéreo y el cupo del hotel se agotan antes que la fecha del viaje.