Permisos y documentos para el viaje de promoción

La cédula de identidad, y conviene saber que para un menor de edad todavía no es obligatoria: el artículo 93 de la Ley Orgánica de Gestión de la Identidad y Datos Civiles dice que es obligatorio obtenerla «para los ecuatorianos a partir de los 18 años de edad». Un estudiante de 16 o 17 años que no la tiene no está incumpliendo nada. Sí puede tramitarla antes —el Registro Civil cedula a menores una vez inscrito el nacimiento— y para un viaje de curso conviene hacerlo, porque el número de cédula es el dato con el que se emite el boleto y con el que el estudiante se identifica en el camino. Lo que cambia al cumplir 18 no es el viaje: es que la cédula pasa de recomendable a obligatoria.

Fuentes: Ley Orgánica de Gestión de la Identidad y Datos Civiles, artículo 93 · Preguntas frecuentes de cedulación

Lo más probable es que sí, pero no por una norma que podamos citarte. Buscamos una resolución de la Dirección General de Aviación Civil que fije qué documento se exige para embarcar en un vuelo doméstico y no la encontramos: lo que existe es la política de cada aerolínea, que pide un documento de identidad vigente en el mostrador. Confírmalo con la aerolínea que opere el vuelo de tu grupo, y lleva la cédula o el pasaporte de todos los estudiantes de todas formas. Llevarlo no cuesta nada; que falte, sí.

No encontramos norma publicada que lo fije, así que esta respuesta no afirma nada: dice a quién preguntarle.

No, y vale la pena entender por qué, porque es la confusión más común del comité. La autorización de la que habla el Código de la Niñez y Adolescencia es para salir del país: su artículo 109 empieza diciendo «los niños, niñas y adolescentes ecuatorianos y extranjeros residentes en el Ecuador que viajen fuera del país», y esa fórmula se repite en todo el texto. No hay en ese código una autorización equivalente para moverse dentro del territorio nacional. Eso no significa que el viaje se haga sin papeles: la autorización escrita del representante de cada estudiante la exige la normativa educativa, que es otra cosa y está más abajo en esta misma página.

Fuente: Código de la Niñez y Adolescencia, artículos 109 y 110

Tres cosas, y dos de ellas se pagan. Primero, cédula o pasaporte vigentes, que es lo que pide el Consejo de Gobierno del Régimen Especial de Galápagos en el control migratorio. Segundo, la Tarjeta de Control de Tránsito: USD 20 si se saca en línea antes de viajar y USD 30 si se tramita presencialmente en el aeropuerto. Tercero, la tasa de ingreso al Parque Nacional Galápagos, que para un turista nacional o residente mayor de 12 años es de USD 30 —USD 15 para menores de 12 años— según la Ordenanza Provincial 001-CGREG-30-06-2025, que reemplazó a la resolución de 2024 manteniendo los mismos montos. Un estudiante de bachillerato paga los USD 30. Ninguno de esos dos valores va dentro del precio de los programas a Galápagos que publicamos: preséntalos a las familias como gasto aparte desde la primera reunión.

Fuentes: Preguntas frecuentes de control migratorio y Tarjeta de Control de Tránsito · Ordenanza Provincial 001-CGREG-30-06-2025

La Ley Orgánica de Movilidad Humana pide tres cosas en su artículo 123: un «documento de viaje o documento de identificación válido y vigente», el registro de salida en un punto de control migratorio oficial, y visa vigente en los casos en que la ley la exige. Fíjate en que no dice «pasaporte» de forma cerrada: el artículo 148 aclara que son documentos de viaje el pasaporte y los documentos especiales, y que «en el marco de acuerdos bilaterales, regionales o multilaterales constituye también documento de viaje la cédula de ciudadanía». O sea que si alcanza la cédula o hace falta el pasaporte no lo decide Ecuador al salir: lo decide el país al que van. El artículo 128 agrega el filtro que sí es ecuatoriano: con una orden judicial de impedimento de salida encima, no se sale.

Fuente: Ley Orgánica de Movilidad Humana, artículos 123, 128 y 148

A los otros tres países de la Comunidad Andina, y solo en calidad de turista. La Decisión 503 de la CAN permite que un nacional de un país miembro sea admitido en otro «mediante la sola presentación de uno de los documentos nacionales de identificación, válido y vigente en el país emisor y sin el requisito de visa consular», y para Ecuador nombra expresamente la cédula de ciudadanía. Los países miembros hoy son cuatro: Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú. Venezuela se retiró y Chile es país asociado, no miembro, así que a ninguno de los dos le aplica este beneficio. El artículo 2 además limita la Decisión a quien ingresa «sin ánimo de residencia», que es exactamente el caso de un viaje de curso. Dos advertencias: que la cédula alcance en migración no significa que alcance para la aerolínea, ni exime al menor de la autorización de salida del país.

Fuentes: Decisión 503 de la Comunidad Andina · Países miembros y países asociados de la Comunidad Andina

Pasaporte, sin vuelta: República Dominicana no es parte de la Comunidad Andina, así que la cédula no sirve. Visa no hace falta, y eso está respaldado: existe un acuerdo de dispensa del requisito de visado entre Ecuador y República Dominicana, firmado en 1983 para portadores de pasaporte ordinario con fines turísticos, que el registro de tratados de la Cancillería dominicana mantiene con estado vigente. Sobre la vigencia del pasaporte, la Embajada de la República Dominicana en Ecuador pide «pasaporte original con una vigencia mínima de seis (06) meses». Esa exigencia de seis meses es dominicana, no ecuatoriana: la ley ecuatoriana no fija un mínimo de meses restantes para salir del país. Cuenta los seis meses desde la fecha de regreso del grupo, no desde la fecha en que compran.

Fuentes: Dispensa del requisito de visado entre Ecuador y República Dominicana · Requisitos de la Embajada de la República Dominicana en Ecuador

Sí: el formulario electrónico de entrada y salida de pasajeros, conocido como e-Ticket, que administra la Dirección General de Migración de la República Dominicana y que llena cada pasajero, no la agencia. Es gratuito. Te lo decimos con una salvedad honesta: el día en que consultamos, el portal oficial del trámite no nos dejó leer el texto del requisito de forma automática, así que no podemos citarte su articulado. Ábrelo tú antes de viajar y confirma ahí qué pide, que además es donde se completa. Es el trámite que más se olvida a última hora, porque no cuesta nada y por eso nadie lo pone en la lista.

Fuente: Formulario electrónico de entrada y salida de pasajeros (e-Ticket) — fuente oficial que el día de la consulta no dejó leer su texto de forma directa: confírmalo ahí mismo.

Perú sí es de la Comunidad Andina, así que un adulto ecuatoriano entra con cédula o pasaporte vigentes, registrando la salida en Ecuador y el ingreso en Perú. Pero para los menores hay una regla propia, y es justo la que le importa a un curso: el Consulado del Perú advierte que «los menores de edad de nacionalidad ecuatoriana deben ser acompañados por ambos padres para ingresar al Perú» y que «si el menor solamente viaja con uno de sus progenitores, o con ninguno de ellos, debe presentar ante las autoridades migratorias una autorización de viaje emitida por un notario o cónsul del Ecuador». Un viaje de promoción es el segundo caso: el estudiante menor viaja sin sus padres. Cuenta con esa autorización desde el primer día, aunque el destino esté a pocas horas por tierra.

Fuentes: Requisitos migratorios para ingresar al Perú como turista · Decisión 503 de la Comunidad Andina

El artículo 109 del Código de la Niñez y Adolescencia lo resuelve por casos. Si el menor viaja con sus dos progenitores, no hace falta autorización. Si viaja con uno solo, necesita la autorización del otro. Y si viaja solo o con terceros, «requieren la autorización de los dos progenitores, salvo que uno de ellos esté privado de la patria potestad; o en su defecto, con la autorización del Juez». Un viaje de promoción es siempre el tercer caso: el estudiante viaja con el docente, con el comité o con la agencia, es decir con terceros, así que necesita la firma de los dos. El mismo artículo agrega que en ese caso la autorización debe consignar el motivo del viaje, el tiempo de permanencia fuera del país y el lugar preciso de residencia en el extranjero: por eso no sirve una autorización redactada en general, tiene que nombrar este viaje.

Fuente: Código de la Niñez y Adolescencia, artículos 109 y 110

La otorgan los propios padres, y no hace falta ir a un juez si están de acuerdo. El artículo 110 del Código de la Niñez y Adolescencia es explícito: «el o los progenitores podrán otorgar la autorización de que trata el artículo anterior ante el Juez o un Notario Público». La vía normal, entonces, es la notaría, y está en la ley, no es un atajo. El catálogo de servicios notariales del Consejo de la Judicatura fija la tarifa en el 5% de un salario básico unificado por cada niño, niña o adolescente, y aclara que el acto es únicamente presencial: los dos padres tienen que ir. Si la familia está fuera del Ecuador, la autorización se hace ante el cónsul ecuatoriano, y la ficha oficial del trámite del Ministerio de Relaciones Exteriores publica ese costo en USD 25. Consulta el valor en dólares de la tarifa notarial en el catálogo: se calcula sobre el salario básico del año, así que cambia cada enero.

Fuentes: Código de la Niñez y Adolescencia, artículos 109 y 110 · Catálogo de servicios notariales y sus tarifas · Ficha oficial del trámite de autorización de salida del país de niños, niñas y adolescentes

Ahí entra el juez, y hay un plazo escrito. El artículo 110 dice que «en casos de negativa, ausencia o incapacidad del padre o de la madre, el otro podrá solicitarla al Juez, quien la otorgará o denegará, con conocimiento de causa, en un plazo no mayor de quince días». Si uno de los progenitores está privado de la patria potestad, el artículo 109 permite que alcance la autorización del otro. Sobre el procedimiento, una precisión que vale porque circula mal: el otorgamiento de autorizaciones o licencias va por jurisdicción voluntaria en el Código Orgánico General de Procesos, y solo deriva a vía sumaria si la contraparte citada se opone. Esta vía no tiene tarifa de notaría, pero sí necesita abogado, y los quince días del juez corren desde que el trámite está armado, no desde que la familia decide empezarlo. Es la razón por la que este punto va primero en el calendario y no al final.

Fuentes: Código de la Niñez y Adolescencia, artículos 109 y 110 · Código Orgánico General de Procesos, artículos 334 a 337

No, y es el error más caro que puede cometer un comité. No encontramos en el Código de la Niñez y Adolescencia, ni en el Código Orgánico General de Procesos, ni en las resoluciones del Consejo de la Judicatura, ninguna figura de autorización colectiva: el artículo 109 trata a cada niño, niña o adolescente como titular individual de la autorización, y la tarifa notarial oficial está fijada «por cada niño, niña o adolescente», lo que confirma que el acto es uno por estudiante. Cada familia tramita la de su hijo, firmada por los dos padres, nombrando el viaje y a la persona responsable que lo acompaña. Ni el colegio ni la agencia pueden reemplazar eso con un documento único del grupo.

Fuentes: Código de la Niñez y Adolescencia, artículos 109 y 110 · Catálogo de servicios notariales y sus tarifas

Sí, y es el ejemplo de por qué esta página lleva fecha de consulta. El 4 de septiembre de 2025 el Consejo de la Judicatura dictó la Resolución 063-2025, que impuso un procedimiento notarial mucho más pesado para esta autorización. El 29 de octubre de 2025, la Resolución 084-2025 la derogó por completo: su artículo único ordena «derogar la Resolución 063-2025, de 04 de septiembre de 2025», y aclara que los actos notariales otorgados conforme a ella «serán válidos en todos los casos». O sea que si alguien de tu curso hizo el trámite en esos 55 días, su autorización sigue valiendo, y quien lo haga ahora vuelve al esquema simple del artículo 110 del Código de la Niñez. No localizamos ninguna resolución posterior que reviva ese reglamento, pero es precisamente el punto a revisar antes de viajar: en un año y medio esta materia se endureció y se soltó dos veces.

Fuentes: Resolución 063-2025 del Consejo de la Judicatura · Resolución 084-2025 del Consejo de la Judicatura

Sí: la autorización se presenta en el control migratorio de salida, no se guarda en un archivo previo. La ficha oficial del trámite del Ministerio del Interior sobre el registro de salida del país de menores de edad pide exhibir ahí la autorización otorgada por juez, notario o cónsul acreditado. La consecuencia práctica es simple y conviene decirla en la reunión de padres: el documento viaja con el grupo, en original, y el responsable del viaje debe tener la lista de quién lleva la suya antes de salir para el aeropuerto. Una autorización que quedó en la casa es un estudiante que no viaja.

Fuente: Ficha oficial del registro de salida del país de menores de edad

Depende de qué figura sea el viaje, y esa es la primera pregunta que conviene hacerle al rectorado por escrito. La normativa vigente del Ministerio de Educación es el Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13, y su artículo 1 define las excursiones y giras de observación como «actividades educativas extracurriculares, parte de la planificación anual de la institución educativa». Ese es el viaje que organiza el colegio: lo aprueba la máxima autoridad del plantel y requiere autorización escrita de los representantes de cada estudiante, informe del lugar y los objetivos, y docentes designados como responsables. El mismo acuerdo trata aparte lo que llama «paseo», y lo define como «el traslado de los estudiantes con una finalidad distinta a la prevista en el artículo 1»: si los representantes deciden hacerlo, «lo harán bajo su exclusiva responsabilidad, y sin tomar el nombre de la institución educativa», sin que autoridades ni docentes del plantel puedan participar en la decisión ni en la ejecución, y sin alterar el calendario académico. El acuerdo no usa en ningún lugar las palabras «viaje de promoción», así que no te decimos en qué casilla cae el de tu curso: pregúntaselo al colegio antes de firmar nada, porque de esa respuesta depende quién autoriza, quién puede acompañar y quién responde.

Fuentes: Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13 · Documentos legales y normativos

El artículo 11 del Acuerdo 0053-13 prohíbe «la realización de excursiones, giras de observación fuera del país», y exceptúa solo «las actividades que sean desarrolladas por los estudiantes fuera del país en cumplimiento de delegaciones o en representación del Ecuador». Para esas delegaciones el rector o director debe pedir la autorización de salida del país a la Subsecretaría de Educación del Distrito Metropolitano de Quito, a la del Distrito de Guayaquil o a la Coordinación Zonal que corresponda, «con quince días de anticipación», adjuntando el plan de gira, la nómina de alumnos y de docentes con número de cédula, el itinerario, los teléfonos de contacto, la autorización notariada de los padres, el contrato con la agencia de viajes con su patente municipal, copias de pasaportes y cédulas, copias de visas cuando el destino las pida y copias de los pasajes. Si el viaje de tu curso al exterior no es una delegación en representación del Ecuador, este artículo es la conversación que hay que tener con el rectorado antes que con la agencia.

Fuente: Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13

La norma fija un piso y es concreto. El artículo 6 del Acuerdo 0053-13 dice que, desde la hora de salida hasta la de retorno, la seguridad y el bienestar de los estudiantes «es de responsabilidad de los profesores asignados a su guía y protección; que serán de por lo menos uno (1) por cada diez (10) alumnos», con obligación de permanecer junto a los estudiantes durante toda la actividad y de presentar un informe a la autoridad del plantel al volver. Ese artículo está escrito para las excursiones y giras de observación del colegio; para un paseo organizado por los representantes el acuerdo no fija ninguna proporción. Úsala igual, como mínimo razonable y no como techo: un curso de 40 estudiantes son cuatro adultos, no uno. Y cuenta los adultos que de verdad van a estar con el grupo, no los que figuran en la lista.

Fuente: Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13

Para las excursiones y giras de observación, no. El artículo 8 del Acuerdo 0053-13 dice que esos gastos «serán responsabilidad del establecimiento educativo; y se prohíbe solicitar cualquier tipo de contribución a los padres de familia, docentes o alumnos, para tal efecto». Esa prohibición está escrita para la figura del artículo 1, la del viaje que es parte de la planificación anual del plantel. El paseo, en cambio, lo pagan los representantes: es justamente por eso que el acuerdo lo pone «bajo su exclusiva responsabilidad». Dicho de otro modo: si una salida se les presenta como gira de observación y además se les pide una cuota, ese artículo es el que hay que leer juntos en la reunión.

Fuente: Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13

No encontramos ninguna norma ecuatoriana que lo imponga, y el Acuerdo 0053-13 no menciona ningún seguro: lo más cerca que llega es exigir que el plan de excursión detalle los riesgos a considerar y las medidas para mitigarlos. Que no sea obligatorio no lo vuelve opcional para el comité. Exige la cobertura por escrito, con el monto, y pregunta a nombre de quién está la póliza y qué excluye. En los paquetes de Punta Cana de Explotours el seguro de viaje con asistencia médica hasta USD 70.000 va incluido, y en Galápagos el programa incluye tarjeta de asistencia al viajero con cobertura hasta USD 20.000 que no cubre enfermedades preexistentes. Pide ese dato por escrito, a nosotros o a cualquier agencia que estés comparando.

Fuente: Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13

Dos cosas que puedes pedir en la primera reunión y que no deberían costar una conversación incómoda. Del lado del turismo: el Reglamento de Operación e Intermediación Turística, Acuerdo Ministerial 2021-037 del Ministerio de Turismo, exige que una agencia de viajes cuente con Registro de Turismo y Licencia Única Anual de Funcionamiento vigentes para operar. El propio Ministerio tiene un portal de consulta de prestadores registrados; el día de nuestra consulta no pudimos abrirlo desde el servidor, así que pruébalo desde tu conexión y, si no responde, pide los documentos directamente. Del lado educativo: cuando se trata de una delegación internacional, el artículo 11 del Acuerdo 0053-13 obliga al colegio a adjuntar el «contrato con la agencia de viajes y patente municipal». Pide esos documentos junto con el RUC y compáralos con la razón social que firma la cotización: tienen que ser la misma empresa.

Fuentes: Reglamento de Operación e Intermediación Turística, Acuerdo Ministerial 2021-037 · Consulta de prestadores de servicios turísticos registrados · Acuerdo Ministerial 0053-13, codificado con la reforma del Acuerdo 0195-13

De cada pasajero necesitamos nombres y apellidos completos tal como constan en el documento, número de cédula, y número y fecha de caducidad del pasaporte cuando el viaje es internacional. Sin esa información no se procede con la emisión, y no es burocracia: un nombre mal escrito en un boleto aéreo se corrige pagando, y a veces no se corrige. Del grupo pedimos además quién es el responsable —la persona que firma la Carta de Responsabilidad en el hotel y coordina los pagos— y la lista definitiva de pasajeros. La regla práctica: esos datos tienen que estar completos bastante antes de la fecha del saldo, porque el pasaporte es el trámite del que depende todo lo demás y es el único que nosotros no podemos apurar.

No es normativa: es la condición que Explotours publica en sus paquetes y repite en la cotización formal al colegio.